BilCentralen af 1931
Datapolitik
Databehandlere
Fysisk person:
Kjeld Petersen
Leif Jørgensen
Mads Falborg
Martin Waltz
Juridisk person:
Kjeld Petersen
Adgang til enkelte oplysninger som navne, tlf. nr og adresser
Firmaets ansatte
Sikkerhed i forhold til brug af Google drev.
Google retningslinjer
https://www.google.dk/intl/da_dk/policies/privacy/?fg=1#infosharing
Kontor
På kontoret varetages sikkerheden på alle computere af Bullguard Internet Security og alle computere er beskyttet med password.
Vores system er sat op således at ved login fra ny computer eller nyt netværk, kræves en godkendelse fra en telefon med admin rettigheder.
Kørelister ligger kun aktive så chaufførerne kan se de foregående kørsler i 7 dage. Hver mandag morgen bliver foregående uge gemt i arkivet. Vi gemmer oplysningerne i 5 år hvorefter de slettes.
eks. oplysninger fra 2013 blev slettet 1.1.2018
Uddybelse:
Kørelister sendes til mobiltlf. hvor de kan aflæses af chaufføren. Der gemmes en mandag, tirsdag, onsdag, torsdag og fredag pr. mobiltlf. som slettes efter hver uge, hvorefter de ikke mere er tilgængelige andre steder end i arkiv.
I bussen
telefonerne i busserne er sat op med smart lock så de automatisk låser sig selv når de ikke er i forbindelse med bussens bluetooth. så når en tlf mister forbindelsen med bussen låses telefonen og kræver en kode for at brugerne/chaufførerne kan få adgang til data.
Hos chauffører
Sikkerhed på telefonerne er Bullguard Mobil Security og er sat op med kode så de er låst når de ikke er i brug. Hvis en telefon mistes kan alt indhold på telefonen slettes fra kontoret så telefonen vil være fabriksnulstillet.
Udveksling af persondata mellem samarbejdspartnere
Ved deling af persondata mellem vores samarbejdspartnere er der oprettet databehandler aftaler for at være sikke på at alle regler og love bliver overholdt mellem parterne og at dataen bliver behandlet efter dataloven
BilCentralen af 1931er dog ikke ansvarlig for eventuelle underleverandørers håndtering af persondata videregivet i forbindelse med udførsel af kørselsopgaver for BilCentralen af 1931. Det forventes at underleverandøren overholder de til enhver tid gældende regler for databehandling.
Oplysninger om/til kunder
Firmaet opbevarer IKKE kunders personnumre.
Kunder kan til enhver tid anmode om at få oplyst hvilke oplysninger vi ligger inde med om dem. Vi udlevere dog ikke oplysninger om andre kunder.
Hvis kunden ønsker oplysninger fra os vil de modtage dem inden for 14 dage.
Alle oplysninger om kundernes navne, telefonnummer og adresser ligger i google kontaktpersoner og derfra synkroniseres de ud til de ansattes mobiltelefoner. Det betyder at når en kunde slettes vil de automatisk blive slettes fra alle ansattes telefoner samtidig. Systemet er dog sat op til at kunne gendanne en kunde igen i 14 dage som en sikkerhed for at data ikke mistes ved en fejl.
Kontoret gennemgår vores kundeoplysninger 1 gang årligt og sletter ikke aktive kunder i alle vores systemer.
Der er søgefunktion i vores systemer og når sletning skal foregå søges der efter den pågældende person og alt data der fremkommer vil blive slettet.
Hvis en kunde skal slettes fra vores system vil vores e-mail’s vil blive gennemgået og alle data om den pågældende person vil blive slettet.
Dog vil sletning først ske i vores planlægningssystem af kørsler efter 5 år da denne data er vores dokumentation på kørte ruter.
Samtykke fra forældre og ansatte
Brugerens samtykke indsamles via elektronisk spørgeskema
Sikker mail
Sikker mail følger reglerne om opdaterede certifikater
og der er sikker mail på følgene mails:
Udgående mails er alle vedhæftet følgende tekst:
VIGTIG MEDDELELSE: Denne e-mail er kun beregnet for de personer, der har tilladelse til at se de fortrolige oplysninger, den måtte indeholde. E-mails til Bilcentralen af 1931 kunder kan indeholde oplysninger, der er fortrolige, og som er underlagt tavshedspligt. Hvis du ikke er den beregnede modtager af denne e-mail, bedes du undlade at læse, kopiere, videresende eller gemme e-mailen. Hvis du har modtaget denne e-mail ved en fejl, bedes du videresende den til afsenderen og slette den permanent fra dit computersystem.
Risikovurdering
Risikoen for at vores data skulle være udsat, er blevet vurderet og vi har højnet vores sikkerhed i firmaet således at den møder de standarder der skal til for at beskytte vores opbevarede data på bedst mulige måde.